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LÉGALISATION » Légalisation, certification, copie conforme

• Légalisation de documents français
• Légalisation de documents d’origine étrangère
• Légalisation ou certification de signature
• Copie ou photocopie conforme d’un document
• Traduction d’une pièce d’état civil

Légalisation de documents français

» Principe 

La légalisation est la formalité par laquelle est attestée l’authenticité de la signature, la qualité du signataire de l’acte et, le cas échéant, l’identité du sceau ou timbre dont cet acte est revêtu. 
Elle donne lieu à l’apposition d’un cachet. 
La légalisation de documents français peut être demandée par des autorités étrangères. 

» Différentes formes de légalisation 

Selon les accords internationaux conclus entre la France et le pays en question, les documents peuvent être : 

– soit soumis à la légalisation, 
– soit soumis à l’apostille (formalité qui se substitue à la légalisation d’actes publics étrangers), 
– soit dispensés de légalisation. 

» Nature des documents 

Les documents soumis à la légalisation sont : 

– les actes publics, notamment les actes d’état civil, les actes judiciaires, les actes notariés, les actes et documents administratifs, 
– les actes sous seing privé, notamment les attestations sur l’honneur, les reconnaissance de dettes, les  contrats, les factures, les lettres de recommandation, les certificats d’hébergement. 

» Légalisation 

Les légalisations sont réalisées par le ministère des affaires étrangères. 
Les actes publics doivent comporter le sceau ou le cachet de l’officier public ou de l’administration dont ils émanent, et la signature manuscrite de l’autorité administrative qui les a établis, suivis de ses nom et qualité. 
La légalisation d’un acte sous seing privé ne peut se faire qu’en présence de son signataire. 

» Avant d’engager toute formalité, se renseigner : 

– auprès de l’ambassade ou du consulat du pays en question, 
– au ministère des affaires étrangères, bureau de légalisation. 

» Apostille 

S’adresser à la cour d’appel du lieu où a été établi le document. 

Légalisation de documents d’origine étrangère

» Principe 
La légalisation est la formalité par laquelle est attestée l’authenticité de la signature, la qualité du signataire de l’acte et, le cas échéant, l’identité du sceau ou timbre dont cet acte est revêtu. 
Elle donne lieu à l’apposition d’un cachet. 
La légalisation de documents étrangers peut être demandée, en France ou à l’étranger, par les autorités françaises (ministre des affaires étrangères, ambassadeurs et chefs de poste consulaire). 

» Documents en langue française 
Pour être légalisés, les actes publics et les actes sous seing privé doivent être rédigés en français ou, à défaut, être accompagnés d’une traduction en français effectuée par un traducteur habilité. 

» Nature des documents 
Les documents soumis à la légalisation sont : 

– les actes publics, notamment les actes de l’état civil, les actes judiciaires, les actes notariés, les actes et documents administratifs, 
– les documents sous seing privé, notamment les attestations sur l’honneur, les reconnaissances de dettes, les contrats, les factures, les lettres de recommandation, les certificats d’hébergement. 

La légalisation d’un acte sous seing privé ne peut se faire qu’en présence de son signataire. 

A noter : selon les conventions bilatérales ou internationales signées par la France, certains documents peuvent être dispensés de légalisation.

Légalisation ou certification de signature

» Principe 
La légalisation d’une signature sert à authentifier la signature d’actes sous seing privé par un contreseing officiel (signature officielle). 
Un acte sous seing privé est un acte rédigé par un particulier sans l’intervention d’un officier public, comme une attestation sur l’honneur, par exemple. 
Attention : les agents publics des mairies ne peuvent traiter des documents en langue étrangère non traduits en français, en vertu de la législation et de la réglementation sur l’emploi de la langue française.  

» Obtention de la légalisation 
La personne intéressée doit s’adresser à la mairie de son domicile et présenter la pièce à légaliser accompagnée d’une carte d’identité sur laquelle figure sa signature. 
A défaut de pièce d’identité, la personne souhaitant obtenir la légalisation de sa signature doit être accompagnée de deux personnes témoins, munies de leurs pièces d’identité et d’un justificatif de domicile. 
Le maire ou la personne qui le remplace, effectuera la légalisation de la signature apposée en sa présence. 
A noter : depuis décembre 2000, une administration ne peut, dans le cadre des démarches qu’elle instruit, exiger la légalisation ou la certification matérielle des signatures apposées sur les pièces qui lui sont remises ou présentées  

» Coût 
Gratuit. 

» Cas particuliers 
Les authentifications d’actes médicaux sont faites par la direction départementale des affaires sanitaires et sociales (DDASS). 
Les certifications d’actes sous seing privé à caractère commercial ou industriel sont faites à la chambre de commerce et d’industrie (CCI).

Copie ou photocopie conforme d’un document

» Copie des documents administratifs 

Depuis le 1er octobre 2001, les services administratifs, les mairies et les entreprises ne peuvent plus dans leurs demandes, exiger la production d’une copie certifiée conforme à l’original d’un document administratif. 

Ces demandes concernaient auparavant les copies de diplômes, réclamées lors des inscriptions universitaires, les copies des états de service militaire… 

La production d’une photocopie simple du document original, dés lors qu’il est lisible, doit être acceptée. En cas de doute sur la validité de la copie produite ou envoyée, ces administrations ou autres organismes peuvent demander de manière motivée, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, la production de l’original. 

Les procédures en cours sont alors suspendues jusqu’à la production de l’original. 

» Exceptions 

La certification conforme des photocopies de documents administratifs destinés à des administrations étrangères demeure possible. 

Dans ce cas, les services administratifs sont tenus de certifier les documents qui leur sont présentés. 
Réciproquement, les administrations françaises peuvent demander la certification des copies de pièces établies par les administrations étrangères, qui leur sont présentées par certains usagers à l’appui de leur dossier. 

Les copies d’actes judiciaires ou authentiques (actes d’état civil notamment) relèvent de la seule compétence des greffes de tribunaux ou des officiers ministériels (notaires, huissiers par exemple). 

» En cas de fraude 

Les fraudes ou tentatives de fraudes sont passibles de sanctions pénales et peuvent conduire à la suspension de l’instruction ou au retrait des droits dont le bénéfice est demandé. 

» Pour tout renseignement, s’adresser, selon la nature du document : 

– à la mairie ou à la gendarmerie, 
– à la chambre de commerce et d’industrie (CCI), 
– au greffe du tribunal, 
– à un notaire, 
– au consulat

Traduction d’une pièce d’état civil

» Les pièces d’état civil peuvent être rédigées en sept langues : 

– français, 
– allemand, 
– anglais, 
– espagnol, 
– italien, 
– néerlandais, 
– turc

» Comment faire la demande ? 

Vous devez vous adresser à la mairie qui doit délivrer l’extrait d’acte d’état civil en précisant que vous souhaitez une formule plurilingue. 
Ces formules sont gratuites. Elles sont valables dans la plupart des pays. 

» En cas de refus 

Si le pays étranger n’accepte pas la pièce d’état civil en version plurilingue, vous devez la faire traduire par un traducteur agréé. 
La liste des traducteurs agréés est affichée dans le bureau d’état civil des mairies importantes. 
Vous aurez des frais à payer. Vous pouvez recevoir la traduction par correspondance. 

» Pour les formalités, adressez-vous à la mairie.